Lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat, l’informatique est souvent un enjeu important, permettant de gagner du temps et d’être plus efficace dans la gestion de l’entreprise.
Voici quelques astuces et outils indispensables pour les entrepreneurs et entrepreneuses qui débutent leur activité.
Choix du Matériel
Ordinateur portable
Un ordinateur portable est essentiel pour travailler depuis n’importe quel endroit et répondre aux demandes de ses clients en temps réel.
Exemple d’une station d’accueil HP
Si vous hésitez encore entre le confort d’un bureau avec son ordinateur et de grands écrans, sachez qu’il est tout à fait possible d’utiliser une station d’accueil (docking station) où vous poserez votre portable et bénéficierez à l’instant même de votre installation habituelle: clavier, souris, écrans, etc. Les prix vont de quelques dizaines d’euros pour du matériel relativement efficace jusqu’à plusieurs centaines pour des fonctionnalités plus complexes.
Imprimante
Malgré la numérisation des documents, elle reste encore incontournable. Afin de compenser le bilan écologique désastreux des cartouches d’encre, il devient très intéressant de privilégier une imprimante à réservoir d’encre. Son coût d’achat est souvent plus onéreux mais à l’usage elle deviendra vite imbattable.
Pour les utilisateurs et utilisatrices nomades qui ont besoin d’imprimer des documents depuis n’importe où, il existe aussi des modèles de voyage qui se branchent sur prise USB. Très intéressant pour imprimer un devis qu’on vient de modifier en présence de ses clients et qu’il faut signer au plus vite!
Smartphone
Communiquer avec ses clients, ses partenaires et ses fournisseurs se fait désormais sous tous les canaux de communication disponibles: téléphone bien sûr mais aussi emails, messageries instantanées, réseaux sociaux, logiciels de visioconférence, etc. Heureusement, tout est à portée de main dans votre smartphone.
Il faut donc faire des choix sans compromis selon votre activité (excellent capteur photo pour publier des annonces avec photo, autonomie de la batterie pour travailler toute la journée sur un chantier, scan de documents à faire suivre sans tarder…).
Cependant se pose la question d’avoir un deuxième smartphone pour dissocier vie privée et professionnelle. Mais, en plus de l’encombrement, cela apporte son lot d’autres problèmes: quel téléphone bénéficiera du kit main libre dans votre véhicule, lequel charger en premier, etc.. Alors quelle est la meilleure solution ? Conservez un seul téléphone pour tout faire !
Service de Numéro virtuel
Nous vous recommandons ce type de service pour obtenir un numéro de téléphone professionnel à disposition de votre smartphone actuel. Par exemple avec le service OnOff vous bénéficiez d’un second numéro pour quelques euros par mois. Non seulement vous pouvez choisir parmi différents numéros disponibles (essayez votre année de naissance par exemple) dans différents pays mais en plus celui-ci bénéficie de la portabilité. C’est à dire que vous pourrez le conserver aussi longtemps que vous le souhaitez et même le transférer vers un autre opérateur téléphonique.
En attendant, grâce à une application pour smartphone, vous aurez maintenant 2 numéros sur le même appareil. Donc, plus de problème pour connecter votre kit bluetooth ou votre kit main libre !
Mais que devient mon whatsapp ?
En effet, avec un deuxième numéro sur le même téléphone, il n’est pas possible de passer facilement d’un whatsapp à l’autre. Alors comment faire ?
Pas de panique, il suffit d’installer Whatsapp Business pour avoir une deuxième application dédiée à votre numéro professionnel. Celle-ci fournira même de nombreuses informations sur votre activité, vos horaires et vos produits à vos futurs clients.
Choix des Logiciels
Un site internet
Encore beaucoup d’entrepreneur(e)s sont réticent(e)s à l’idée de budgéter un site web lorsqu’ils lancent leur activité. Cependant c’est bel et bien un investissement incontournable pour se faire connaître et présenter ses produits ou ses services. Il permet également de communiquer sur les actualités de l’entreprise, d’interagir avec ses clients et de vendre en ligne.
Si vous avez peur de prendre une solution surdimensionnée, optez pour une approche évolutive: débuter avec un site vitrine d’une seule page que vous développerez dès que votre entreprise prendra de l’ampleur. Vous aurez peut-être alors besoin d’ouvrir une e-boutique, d’optimiser numériquement votre relation client ou encore de fournir à distance des services métier pour vos employés.
La fausse bonne idée: créer son site soi-même
Il y a tellement à faire quand on se lance ! Votre temps est d’autant plus précieux qu’il vaut mieux vous focaliser tout de suite sur votre cœur de métier. Pour le reste, le mieux étant de laisser faire les pros selon son domaine. Peu voire aucun entrepreneur ne va s’occuper lui-même de l’entretien de son véhicule (à moins d’être garagiste !)… parce que pendant ce temps, il doit surtout avancer dans ces démarches auprès des fournisseurs et des prospects. C’est le même principe avec votre futur site ! Surtout que celui-ci vous apportera des clients sans effort… à condition qu’il soit attrayant, performant et bien référencé sur les moteurs de recherche.
Le meilleur conseil avant de démarrer, c’est de prévoir dès votre business plan toute la partie communication (en intégrant d’emblée des coûts tels que logo, identité visuelle, bannières sur les réseaux sociaux et bien sûr site internet). En ayant un tout cohérent, vous bénéficierez dès votre lancement d’une image de qualité et de sérieux.
Un logiciel de gestion
Un logiciel de gestion d’entreprise permet de gérer la facturation, les devis, les commandes, la gestion des stocks, la comptabilité, etc. Il existe aussi bien des solutions gratuites que payantes. L’important est de bien choisir en fonction des besoins de votre entreprise. Ceci dit, certains cabinets d’expertise-comptable incluent déjà dans leurs services ce type de logiciel. Sans quoi, vous pouvez aussi vous tourner vers des sites gratuits (jusqu’à un certain nombre de clients) tels que MonAE ou Zervant.
Un outil de sauvegarde des données
Il est primordial de sauvegarder régulièrement les données de l’entreprise pour éviter toute perte.
Les solutions de sauvegarde peuvent être physiques ou en ligne, et doivent être automatisées pour garantir la sécurité des données.
80 % des entreprises ayant subi une perte majeure de leurs données informatiques ont fait faillite dans les 12 mois suivants. Si 29% de ces pertes de données sont accidentelles, seule une PME sur deux effectue une sauvegarde de ses données, mais 77 % d’entre elles n’en vérifient pas la validité et 60 % n’ont pas de copie en dehors de leur site de production.
Source Koesio
Une solution de sécurité complète
La sécurité informatique est primordiale pour éviter les virus, les logiciels malveillants et les attaques informatiques. Il est important d’installer un ensemble antivirus / pare-feu pour protéger l’ensemble de vos équipements informatiques.
De même, la formation à la sécurité numérique de tous les collaborateurs est essentielle. On sous-estime trop souvent le facteur humain qui est pourtant la cible bien réelle du Social Engineering (Ingéniérie Sociale) consistant à manipuler une personne et lui faire divulguer des informations confidentielles par ruse.
83 % des TPE/PME ne sont pas capables de se remettre des dommages financiers d’une cyberattaque (-27 % de CA en moyenne), surtout dans le contexte actuel ! Or, dans plus de 9 cas sur 10, les hackers réussissent à s’introduire grâce à un simple e-mail.
Nicolas Thore, fondateur de Guiddy
Un outil de gestion de projet
Cet outil permet de gérer les tâches, les deadlines, les ressources et les budgets. Il permet également de suivre l’avancée des projets et de communiquer avec tous les membres de l’équipe. La plupart sont désormais disponibles en ligne et peuvent être gratuit pour un nombre limité d’utilisateur.
Par où commencer ?
Les outils informatiques sont indispensables pour les entrepreneur(e)s avant même de débuter leur activité. L’important étant de bien choisir en fonction des besoins de votre future entreprise et de ne pas hésiter à investir dans des outils de qualité qui garantiront l’efficacité et la sécurité de votre travail.
Rassurez-vous, nous sommes là pour vous accompagner dès vos premières idées jusqu’à la réalisation complète de votre solution sur-mesure.
Précisons également que, les solutions présentées ci-dessus, sont listées en toute objectivité. C’est un gage de notre indépendance: nous ne recevons rien de la part de ces entreprises. Et c’est normal puisque nous sommes uniquement dédiés à trouver les meilleures solutions pour nos clients.