Pourquoi utiliser une boîte partagée dans Microsoft 365 ?
Vous gérez une adresse générique ou devez conserver les mails d’un ancien utilisateur ? Découvrez pourquoi les boîtes partagées dans Microsoft 365 Outlook sont la solution idéale pour la collaboration et la sécurité.
Avantages :
- Collaboration simplifiée
- Sécurité renforcée
- Traçabilité des envois
- Sans surcoût (selon la taille de la boîte)
Pré-requis
- La boîte partagée doit être créée par une personne ayant les droits administrateurs sur Microsoft 365.
- Vous devez avoir les droits Accès total et Envoyer en tant que.
- Pour la transparence, l’option Copie des mails envoyés doit être activée par l’admin.
🔍 Quelle différence avec une délégation de boîte ? La délégation vous permet de donner pouvoir à un tiers sur votre adresse personnelle . Une adresse personnelle est toujours rattachée à un utilisateur 365. Contrairement à une boîte partagée qui ne dépend d’aucun utilisateur.
(Pour l’administrateur) Création et configuration dans Microsoft 365 :
Avant d’ajouter la boîte dans Outlook, elle doit être créée dans le Centre d’administration Microsoft 365. Voici comment la configurer correctement pour éviter les problèmes d’accès.
- Accéder au Centre d’administration Microsoft 365
- Aller dans Teams & Groupes > Boîtes aux lettres partagées > Ajouter une boîte aux lettres
- Renseigner le nom, l’adresse email et les alias
- Dans la liste des boîtes partagées, en cliquant sur cette nouvelle liste, les détails apparaissent à droite
- Dans la section Gérer les autorisations de boîte aux lettres, cliquer sur les sections suivantes pour ajouter les utilisateurs qui auront accès :
- ✅ Autorisations de lecture et de gestion (aussi appelé Accès Total)
- ✅ Autorisations Envoyer en tant que
- 🔲 Autorisation Envoyer de la part de (optionnel)
Astuce : quelle est la différence entre Envoyer en tant que et Envoyer de la part de ?
- Envoyer en tant que permet d’envoyer un email comme si vous étiez la boîte partagée elle-même. Cas d’usage : communication officielle au nom de l’entreprise ou du service.
- Envoyer de la part de : vous envoyez un email au nom de la boîte partagée, mais votre identité reste visible. Cas d’usage : transparence (on sait qui a envoyé le message), utile pour les équipes où la personnalisation est importante.
(Pour l’administrateur) Copier en boîte partagée les messages envoyés :
Par défaut, les mails envoyés depuis une boîte partagée ne sont visibles que par l’expéditeur. Activez cette option pour garantir la transparence et le suivi collaboratif dans Outlook Microsoft 365.
- Toujours dans le Centre d’administration Microsoft 365 et dans les détails de la liste partagée
- Dans la section Éléments envoyés puis en cliquant sur Modifier, il est possible d’activer :
- ✅ Copier les éléments envoyés au nom de cette boîte aux lettres
- 🔲 Copier les éléments envoyés de la part de cette boîte aux lettres (optionnel)
- Toujours dans le Centre d’administration Microsoft 365 et dans les détails de la liste partagée
Ajout automatique d’une boîte partagée dans Outlook (Windows/Mac) :
Si votre administrateur a bien configuré les droits, la boîte partagée devrait apparaître automatiquement dans votre Outlook Microsoft 365. Voici ce qu’il faut savoir…
- Redémarrer Outlook
- Dans le volet des dossiers, la boîte partagée devrait apparaître sous votre compte principal.
- Si elle n’apparaît toujours pas après quelques heures (et malheureusement cela se produit encore souvent), passez à la méthode manuelle.
⚠️ Précision : pourquoi la méthode automatique ne fonctionne pas toujours ? Cela peut être dû à de nombreuses causes variables selon l’installation de chacun (version d’Outlook partiellement compatible, profil trop ancien ou corrompu…) ou des paramètres Exchange (AutoMapping non activé).
Ajout manuel d’une boîte partagée dans Outlook (Windows/Mac) :
La boîte ne s’affiche pas ? Pas de panique : voici la méthode manuelle pour l’ajouter rapidement dans le nouvel Outlook Microsoft 365.
- Dans le nouvel Outlook, cliquer sur Fichier > Informations du compte.
- Sélectionnez votre compte principal, puis Gérer.
- Si la boîte n’est pas présente, cliquer sur Ajouter puis taper l’adresse de la boîte concernée.
Ajout manuel d’une boîte partagée dans Outlook Web (OWA) :
Vous utilisez Outlook Web ? La procédure est identique au nouvel Outlook Desktop. Voici comment ajouter votre boîte partagée pour un accès universel depuis Microsoft 365.
- Connectez-vous à https://outlook.office.com
- Cliquer sur Fichier > Informations du compte.
- Sélectionnez votre compte principal, puis Gérer.
- Si la boîte n’est pas présente, cliquer sur Ajouter puis taper l’adresse de la boîte concernée.
- Au besoin, relancer Outlook.
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